Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC là việc quét dữ liệu có sẵn trên văn bản giấy để chuyển đổi sang văn bản điện tử. Quy trình này đòi hỏi có hệ thống cơ sở hạ tầng đảm bảo, cán bộ công chức phụ trách bộ phận “một cửa” nắm rõ quy trình kỹ thuật để tránh sai sót và phải chi phí thêm thời gian, công sức. Thực tế một số đơn vị, địa phương trong tỉnh chưa quyết liệt trong công tác chỉ đạo số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC; công cụ hỗ trợ việc số hóa chưa được đảm bảo, nhiều đơn vị chưa triển khai áp dụng đầy đủ chữ ký số, một số đơn vị cấp huyện, xã chưa đảm bảo việc ký số kết quả giải quyết (chỉ scan bản giấy). Bên cạnh đó, tổ chức, công dân vẫn chưa có thói quen sử dụng bản sao điện tử trong nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến… nên hiệu quả số hóa hồ sơ TTHC chưa cao. 

Tại huyện Xuân Trường, ngay khi bắt tay vào thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, UBND huyện, Ban Chỉ đạo chuyển đổi số (CĐS) của huyện đã ban hành Kế hoạch số 117/KH-UBND ngày 26/12/2022 về CĐS năm 2023; Công văn số 199/UBND-VHTT ngày 18/4/2023 về việc đẩy mạnh xây dựng chính quyền điện tử, CĐS. Huyện tổ chức hội nghị trực tuyến với các xã, thị trấn đánh giá công tác xây dựng chính quyền điện tử, CĐS năm 2022, triển khai nhiệm vụ năm 2023. UBND huyện giao Ban Chỉ đạo CĐS huyện ban hành kế hoạch và tiến hành kiểm tra công tác CĐS tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn. Theo đó, huyện yêu cầu bộ phận “Một cửa” của UBND huyện và các xã, thị trấn khi tiếp nhận TTHC phải có đầy đủ các tài liệu kèm theo đã được số hóa (scan) dưới định dạng file PDF. Các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, các bộ phận tiếp nhận, giải quyết TTHC cấp xã, thị trấn phải gắn kèm tài liệu (văn bản) trình ký, đảm bảo kết quả giải quyết TTHC được ký số và lưu trữ trên hệ thống thông tin “một cửa” điện tử; tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ phụ trách Bộ phận “một cửa” ở các xã, thị trấn về cách cập nhật và số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trên hệ thống thông tin “một cửa” điện tử. Theo đó, lãnh đạo phụ trách, chuyên viên làm việc tại bộ phận “một cửa”, chuyên viên các phòng, ban chuyên môn tham gia quá trình giải quyết TTHC và văn thư của các cơ quan, đơn vị được hướng dẫn cách tạo tài khoản số để mỗi tổ chức, cá nhân có một số định danh duy nhất, cho phép liên kết, chia sẻ dữ liệu qua kho dữ liệu số hóa. Hướng dẫn số hóa, ký số thành phần hồ sơ trong quá trình tiếp nhận để đưa về kho dữ liệu hồ sơ TTHC phục vụ lưu trữ, chia sẻ, tái sử dụng kết quả số hóa; hướng dẫn ký số văn bản điện tử; cách tiếp nhận, giải quyết, khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cách đồng bộ hồ sơ sang phần mềm của các bộ, ngành Trung ương trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Đồng thời giao chỉ tiêu số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC cho từng cán bộ, công chức, viên chức tại đơn vị; tranh thủ mọi lúc, kể cả ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật để số hóa hồ sơ…

Bằng sự quyết tâm, quyết liệt, đến hết năm 2023, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC ở cấp huyện đạt 98,1% và cấp xã là 93,9%. Cùng với số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, tỷ lệ văn bản được phát hành dưới dạng điện tử cấp huyện đạt 100%, cấp xã đạt 94,18%. Một số đơn vị có kết quả số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và tỷ lệ phát hành văn bản điện tử đạt từ 99 đến 100% như: các xã Xuân Thượng, Xuân Kiên, Thọ Nghiệp, Xuân Hòa, thị trấn Xuân Trường; 100% TTHC cấp huyện và cấp xã được tiếp nhận, giải quyết trên Cổng DVC trực tuyến của tỉnh. Huyện Xuân Trường vươn lên đứng thứ 2 toàn tỉnh về chỉ tiêu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số, tăng 8 bậc so với năm 2022, được UBND tỉnh tặng Bằng khen. Kết quả đó còn tạo đà cho năm 2024 huyện Xuân Trường tiếp tục thực hiện tốt công tác số hóa hồ sơ giải quyết TTHC. 6 tháng đầu năm 2024, tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC ở cấp huyện đều đạt 100% và trên 90% ở cấp xã.

Để duy trì kết quả tích cực đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, những tháng cuối năm 2024 huyện Xuân Trường tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, sử dụng kết quả giải quyết TTHC trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, đảm bảo người dân và doanh nghiệp không cần cung cấp lại các kết quả đã được số hóa trên hệ thống. Đồng thời, nâng cấp trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ mục tiêu chuyển đổi số và giải quyết TTHC, trong đó tập trung vào số hóa thành phần hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC; tăng cường tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao năng lực, kỹ năng và nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC và tái sử dụng kết quả giải quyết TTHC trên Cổng DVC của tỉnh. Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn công dân thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng DVC của tỉnh có thể tái sử dụng các kết quả của TTHC đã được số hóa trước đó.